Какие бывают письма на почте

Виды внутренних отправлений


Бесплатная юридическая консультация:

Существует 3 основных вида внутренних почтовых отправлений: письмо, бандероль и посылка. Кроме того, есть ускоренная доставка 1 класса.

Письмо

Письмо — почтовое отправление с письменным сообщением.

Оглавление:

Письма могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью, и предназначены только для пересылки письменных сообщений. Максимальная масса письма — 100 граммов.

Бандероль

Бандероль — почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями. Бандероли бывают простыми, заказными и с объявленной ценностью. Минимальная масса — 100 граммов, максимальная — 2 килограмма.

Посылка

Посылка — почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. При массе от 10 кг посылка считается тяжеловесной. Если сумма длины, ширины и высоты более 120 см или любая из сторон превышает 60 см, то посылка считается негабаритной. Максимальный размер негабаритной посылки — 350×190×130 см (сумма трех измерений должна быть не больше 300 см.)


Бесплатная юридическая консультация:

Отправления 1 класса

Отправления с ускоренной доставкой писем (простые, заказные, ценные), бандеролей (заказные и ценные) и посылок.

Виды международных отправлений

Международное письмо

Международное письмо — почтовое отправление с письменным сообщением. Письма могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью, и предназначены только для пересылки письменных сообщений. Делятся на авиа и наземные. Максимальная масса письма — 2 килограмма.

Международная бандероль

Международная бандероль — почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями. Международные бандероли бывают простыми и заказными. Делятся на авиа и наземные. Максимальная масса — 5 килограммов.

Международный мешок «М»

Мешок «М» — это международное отправление с большим объемом печатной продукции: бумагами, книгами, журналами. Бывают простыми и заказными, делятся на авиа и наземные. Максимальная масса — 14,5 килограммов.

Международный мелкий пакет

Мелкий пакет — это небольшое международное отправление за границу с небьющимися предметами и образцами товаров. Бывают простыми и заказными, делятся на авиа и наземные. Максимальная масса — 2 килограмма.

Международная посылка

Международная посылка — это почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Бывают авиа и наземные. Максимальная масса — 20 килограммов.


Бесплатная юридическая консультация:

Под наземной доставкой понимается доставка по суше, а также по воде. Иными словами, наземная доставка — это все, что не относится к авиационной доставке.

Товарные вложения

В настоящее время согласно правилам Почты России товарное вложение можно отправлять посылкой или посылкой 1 класса.

Для отправки товарного вложения в другие страны используется международный мелкий пакет или международная посылка.

Объявленная ценость

Сумма объявленной ценности для посылок и писем не ограничена и указывается в полных рублях. Для всех отправлений 1 класса установлено максимальное ограничение врублей, для бандеролей с объявленной ценностью —рублей.

Наложенный платеж

Наложенный платеж — сумма, которую необходимо заплатить адресату для получения отправления. Включает в себя сумму наложенного платежа (фактически, равна объявленной ценности) и комиссию Почты России за почтовый перевод денежных средств. Наложенным платежом допускается отправлять только ценные отправления и посылки.


Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://postprice.ru/types/

Отправление документов Почтой России

На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт. Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России. Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.

Как правильно пользоваться государственной почтой для отправки писем организации? В этой статье мы подробно вам расскажем, как это делать. Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании. А по этой ссылке — посмотреть вебинар о том, как организовать отправку писем.

Кто занимается почтовыми отправлениями? В организации это такие сотрудники как курьер, офис-менеджер, также такими отправлениями может заниматься человек, который работает в канцелярии. В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила. Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя. Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.

Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России. Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления. Но организации приходят к этому, как правило, не сразу, поэтому ниже – о том, как организовать отправку почты в компании своими силами.


Бесплатная юридическая консультация:

Необходимые телефоны и нормативные документы

Когда будете налаживать работу с Почтой России, обязательно сохраните все необходимые номера телефонов. В первую очередь вам необходимо узнать номер горячей линии почты в вашем регионе. Телефона, который находится на сайте Почты России, вам будет недостаточно, нужен именно региональный.

Обязательно узнайте номера телефонов почтового отделения, из которого вы будете осуществлять отправления. Обычно это ближайшее к офису отделение. Кстати, если организация по своим учредительным документам «привязана» к другому отделению, ничего страшного: вы имеете право пользоваться услугами любого офиса Почты России.

Как узнать, к какому отделению почты относится ваша компания? Это очень легко. В юридический адрес компании входит почтовый индекс, который состоит из шести цифр. Первые три цифры указывают на то, к какому региону вы относитесь, а остальные три –номер почтового отделения к которому «привязана» ваша компания.

Например, почтовый индекс, 458 – регион, 785 – номер отделения, к которому относится компания. Для того чтобы узнать адрес и номер телефона отделения, вы можете зайти на официальный сайт Почты России или воспользоваться любой справочной вашего региона.

Если у организации есть и юридический, и почтовый адреса, не забывайте о юридическом! Даже если на него случайно приходит одно письмо в год, этот почтовый ящик нужно проверять регулярно, чтобы избежать неприятностей. Ведь если почта была отправлена на юридический адрес, а ее забыли получить, что повлекло за собой правовые последствия, то это вина организации, а не того, кто отправил письмо не на почтовый адрес.


Бесплатная юридическая консультация:

Также не стоит забывать, что у Почты России тысячи отделений по всей стране, работают на которых обычные люди. Человеческий фактор здесь довольно силен… А вот правила для всех одни, поэтому человеку, которому будет поручено заниматься почтой, очень и очень желательно ознакомиться и всегда держать под рукой:

  • Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 №234)

В этом документе описаны правила приема доставки и вручения писем, бандеролей и посылок вплоть до того, как правильно написать почтовый адрес.

  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 №114-п)

Здесь написано, как работать (готовить, сдавать, получать) с письмами и посылками, факт отправки и доставки которых получателю, включая опись содержимого, нужно подтвердить.

Какие бывают почтовые отправления?

Простое письмо

Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете. По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги. Если больше, то получится перевес и письмо вернется в офис. Придется идти на почту и выстаивать очередь, чтобы выслать простое письмо с доплатой в несколько рублей. Учитывайте это, отправляя свои документы.

Заказное письмо

Этот вид письма требует регистрации, поэтому подобные письма сдаются на почту. Путь этого письма вы сможете отследить по квитанции и узнаете, когда оно попало в руки получателю. По ссылке — отдельная статья «Как отправить заказное письмо«.


Бесплатная юридическая консультация:

Заказное письмо с уведомлением о вручении

Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.

Заказное письмо с описью вложения

Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.

При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.

Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.

Отслеживание почтовых отправлений описано в отдельной статье. И здесь хотелось бы обратиться к посетителям сайта. Дорогие наши гости и друзья! Сайт «Отличный секретарь» не имеет никакого отношения к Почте России. Мы только пишем о том, как организациям эффективно пользоваться ее услугами, и понятия не имеем, где находятся ваши письма и посылки! Пожалуйста, пользуйтесь для отслеживания официальным сайтом почты!

Бесплатная юридическая консультация:

Как заполнить карточку простого уведомления?

Акцентируем ваше внимание на том, как правильно оформлять уведомление о доставке письма. Если вы точно знаете, что адресат «не хочет» получать ваше письмо, то написать только его фамилию недостаточно. Например, на уведомлении указана фамилия директора фирмы, которому отправляется письмо: «Левицкому». На это могут ответить, что в компании работает охранник с фамилией Левицкий. Чтобы избежать неприятных выяснений, лучше сразу писать все полностью: «Левицкому Н.Д., директору ООО «Купишуз».

Кроме того, если вы состоите с организацией в постоянной переписке, рекомендуется на уведомлении производить короткую опись вложения: «исх. №3534 от 29.06.2015». Вероятность того, что из 10 писем, отправленных за последний месяц, адресат получил только 9 мала, но есть.

Реестр почтовых отправлений

Только отправку простых писем вы можете сделать через почтовый ящик, все остальные отправления необходимо производить через сотрудника на почте. Учтите, что за один раз от одного человека в очереди оператор имеет право принять не более 40 писем! Если 40 писем для вашей компании – мелочь, пора заключать договор.

И еще один момент: если вы принесли на отправку более пяти писем, оператор потребует реестр почтовых отправлений. Его форма есть на сайте Почты России. Заполняется реестр в двух экземплярах.

Журнал почтовых отправлений

Для того, чтобы знать, что, когда и кому было отправлено из организации, какое письмо вернулось, а какое было получено (о чем есть уведомление), рекомендуем вести Журнал почтовых отправлений. Его значение для компании тем выше, чем больше писем вы отправляете каждый день.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2990


Бесплатная юридическая консультация:

Заказное письмо и другие виды отправки корреспонденции почтой

Виды отправлений

Если вам необходимо отправить письмо, документы, открытку, романтическое послание или приглашение на свадьбу, вы идете на Почту России. Там оператор спрашивает, какой вид отправления вам необходим. Можно выбрать заказное письмо, ценное или простое.

Ценное письмо

Если вы отправляете важные документы, например, в суд или налоговую инспекцию, и вам помимо чека нужен документ, подтверждающий, что именно вы положили в конверт (опись), в этом случае вам подойдет ценное письмо. Конверт не заклеивается и подается вместе с двумя экземплярами описи, которые подписываются оператором, на них ставится печать. Один экземпляр возвращается клиенту, другой – в конверт. Сам конверт запечатывается пломбами. На письмо клеится штрихкод – персональный номер, по которому это письмо регистрируется по всему пути следования, и, соответственно, может быть отслежено вами. Ценное письмо выдается только под роспись в отделении связи.

Простое письмо


Бесплатная юридическая консультация:

Если вы хотите отправить поздравление и вас не очень беспокоит срок и факт доставки, а интересует только цена, то ваш вид отправления — простое письмо. Вы наклеиваете марки на нужную сумму, заклеиваете конверт и бросаете его в ящик. Все это можно сделать без участия оператора, если на руках у вас уже есть марки и конверт, а значит, без очереди. Оно, конечно, дешевле, чем заказное письмо, но у него не будет номера, оно нигде не будет зарегистрировано, и если потеряется, найти и отследить его будет невозможно. Простая корреспонденция пересылается в таре по весу. Чек на отправку не выдается.

Заказное письмо

Если же вы отправляете что-то достаточно важное и хотите убедиться, что письмо дойдет, то вам необходимо заказное письмо. Оно оплачивается марками, ему присваивается персональный номер, письмо соответствующим образом проводится, регистрируется по всему пути следования и может быть отслежено. Один раз почтальон носит его на адрес доставки. Если адресата дома не оказалось, то оставляет в почтовом ящике не само письмо, а извещение о том, что необходимо зайти в отдел доставки и забрать корреспонденцию. На почте оно хранится 30 календарных дней, судебные письма – только 3 дня. Заказное письмо выдается адресату под роспись, при предъявлении документов.

Отслеживание писем

Для того чтобы убедиться в том, что ваше письмо доставлено, достаточно иметь возможность зайти в интернет и открыть сайт, на котором Почта России выкладывает информацию. Затем выбрать кнопку «отслеживание почтовых отправлений», ввести регистрационный номер (есть на чеке) и увидеть строку «вручено адресату».


Бесплатная юридическая консультация:

Заказное письмо с уведомлением

Но иногда бывает необходимость документального подтверждения получения вашего письма, для этого существует уведомление. Заказное письмо с уведомлением отправляется с заполненным бланком. Его можно найти на барьерах в отделении или попросить у оператора. На лицевой стороне пишете свои данные, того, кому будет возвращено уведомление, на обратной стороне вы пишете, куда отправляете письмо. Также необходимо проставить галочки. В данном случае галочка – письмо, галочка – заказное. Само уведомление тоже может быть как простым (дешевле, но нигде не регистрируется и опускается почтальоном в почтовый ящик), так и заказным (ему будет присвоен свой номер, будет зарегистрировано по всему пути, выдается под роспись).

Срок доставки письма

Сроком доставки считается время, проведенное письмом в пути между отделениями почтовой связи. То есть отсчет начнется с ближайшей плановой отгрузки на отделении, принявшем письмо, а закончится, когда на отделении адресата оно будет зарегистрировано как входящее. С этого момента начнется срок хранения заказного письма. Сколько идет заказное письмо, зависит в первую очередь от расстояния. По городу и ближайшей области 2-3 дня. Междугороднее послание идет от 3 до 11 дней. Например, если вы отправляете корреспонденцию из Санкт-Петербурга в пригород Нижнего Новгорода, то срок доставки составит 5 дней между городами плюс 2 дня по области, итого 7 дней. Реальные сроки могут отличаться от расчетного времени.

Источник: http://www.syl.ru/article/78189/zakaznoe-pismo-i-drugie-vidyi-otpravki-korrespondentsii-pochtoy


Бесплатная юридическая консультация:

Виды почтовых отправлений

Внутренние и международные отправления

К внутренним отправлениям относят:

• Письма; • Секограммы; • Почтовые карточки; • Посылки; • Бандероли; • Отправления первого класса; • Ответные внутренние отправления; • Отправления EMS.

Международные отправления – это:

• Письма; • Мелкие пакеты; • Секограммы; • Почтовые карточки; • Посылки; • Бандероли; • Мешки «М»; • Отправления EMS.

Масса, габариты и характер вложения определяют вид отправления.

Виды писем

Письмом называется почтовое отправление, содержащее письменное сообщение. Виды писем на «Почте России»:


Бесплатная юридическая консультация:

• Простое; • Заказное; • С объявленной ценностью.

Письма предназначаются только для передачи письменных сообщений. Печатные издания и другие вложения можно отправить посредством посылки.

Виды посылок

Посылкой называется почтовое отправление с вложением предметов различного назначения. Все виды посылок «Почты России» можно разделить на обыкновенные и посылки с объявленной ценностью. Также посылки делятся на:

• Стандартные; • Тяжеловесные; • Нестандартные; • Крупногабаритные.

Все эти типы посылок могут быть как обыкновенными, так и с объявленной ценностью. Посылки упаковываются в гофрокартонную тару без использования скотча и оклеиваются таким образом, чтобы доступ к вложению был исключен. Некоторые предметы в заводской упаковке, например, в деревянных или картонных ящиках, разрешается пересылать без дополнительной упаковки. Жидкости и текущие вещества необходимо упаковывать в непротекающую тару и почтовую упаковку. Растения, фрукты, овощи пересылаются без объявления ценности.


Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://1001pochta.ru/voprosyi/pravila-i-poryadki/vidyi-pochtovyih-otpravleniy.html

Почта: какие бывают письма и в чем разница

Бывает, что письма, брошенные в обыкновенный синий почтовый ящик, не доходят до адресата.

Если ты хочешь, чтобы конверт и его содержимое попали получателю лично в руки, отправляй заказные письма.

Делать это нужно через почтовые отделения.

Стоят такие отправления дороже простых писем, но зато их приносят прямо домой и вручают под роспись по предъявлении паспорта.


Бесплатная юридическая консультация:

Если нужного человека не окажется дома, то почтальон оставит извещение, по которому письмо можно будет получить в отделении связи.

Если тебе нужно отправить в другой город документы или фотографии, которые боишься потерять, оформи письмо как ценное.

От заказного его отличает лист с описью вложения. И дополнительный сбор за оценку.

Получить такое письмо можно только на почте, предъявив извещение и документ, удостоверяющий личность.

Кстати, если при отправлении заказных или ценных посланий ты еще дополнительно оплатишь уведомление о вручении, то после того, как адресат получит конверт, тебе пришлют талон с указанием даты вручения письма.


Бесплатная юридическая консультация:

На всякий случай сохраняй квитанции, которые тебе выдают на почте. Это не просто чек.

По квитанции можно организовать поиск отправленных писем прямо на сайте Почты России в соответствующем разделе в случае, если они где-то задержатся или потеряются. Что, к сожалению, иногда бывает.

Из минусов заказных и ценных отправлений — более высокая цена по сравнению с простым письмом.

Поэтому без особой надобности такие письма рассылать не стоит

Источник: http://1strana-sovetov.ru/consumer17.html


Бесплатная юридическая консультация:

Письмо заказное с простым уведомлением что это такое

Не всегда мы можем отдать некоторые документы лично в руки. И поэтому приходиться прибегать к услугам почты. Но отправить по почте – дело нехитрое. Но, как узнать дошло ли оно до того, кому было отправлено? Если ваше письмо очень важное, и вам необходимо знать, дошло ли оно до адресата, тогда вам необходимо отправить письмо с уведомлением. И если вы решили воспользоваться этой почтовой услугой, то стоит узнать, как отправить письмо с уведомлением.

  1. Итак, у вас имеется некий важный документ, который необходимо отослать кому-либо. Для этого нужно отправить заказное письмо с уведомлением. Вы приходите на почту, и покупаете там специальный конверт и марки к нему.
  2. Письмо помещаете в конверт, запечатываете. Далее нужно подписать конверт. Пишите адрес получателя и его имя. Также записываете свои данные. Не забудьте на конверте отметить, что у вас именно заказное письмо с уведомлением.
  3. Теперь очередь заполнения самого уведомления, на котором на одной стороне вы пишите свои имя и адрес, а на другой адрес и имя получателя. Уведомление может быть нескольких видов:
    • Простое
    • Заказное
    • Наложенным платежом
    • Объявленной ценностью
  4. Уведомление работники почты приклеивают с обратной стороны конверта таким образом, чтобы оно не закрывало адрес. Когда письмо будет доставлено по месту назначения, это уведомление будет снято с конверта и отправлено вам.
  5. Теперь письмо остается взвесить, приклеить к нему все необходимые марки. Затем вам будет выдана квитанция об оплате услуги. Эта квитанция крайне важна для вас, так как на ней будет обозначаться подробная информация об отправленном вами письме:
    • ФИО и адреса отправителя и получателя
    • Тип отправления
    • Масса самого письма
    • Дата оправления письма
    • № штрихкода
    • Оплаченная сумма
    • Имя работника почты, отправившего письмо.
  6. Эту квитанцию вы должны хранить, так как она, как и полученное вами уведомление о доставке письма, является документом, который вы можете предъявить в качестве свидетельства того, что письмо было отправлено лично вами в неком отделении связи, такого-то числа.
  7. Последнее новшество Почты России таково: после оплаты квитанции вы получите 14-значный номер, который позволит вам отслеживать перемещение вашего письма по стране. Сделать вы это сможете на официальном сайте Почты России. Но, к сожалению, вам придется подождать недельку-другую, чтобы уведомление вернулось к вам в руки. Чтобы ускорить процесс доставки, вы можете выбрать и оплатить более быстрый, но и более дорогой, тип отправки, например, отправку 1 класса или авиа доставку.

Таким образом, отправить заказное письмо с уведомлением совсем несложно. Если вам нужно отправить важный документ или письмо, то вы смело можете воспользоваться этой почтовой услугой.

Как отправить письмо с уведомлением

EBay блог – Заработать может каждый!

К ним могли бы отнестись: торговля электронными схемами и инструкциями, торговля бумажной продукцией коллекционного типа, открытками, небольшая и относительно мягкая и плоская сувенирная продукция и многие другие от самых простых, до самых экстремальных – торговля поцелуйчиками (отпечаток губ помадой на листе или фотографии) и мягкими грампластинками (если кто то помнит, такие были популярны в середине и конце прошлого века).

На любом заказном необходимо установить метку «заказное».

Главным преимуществом заказного является возможность получить информацию о месте нахождения письма в любой момент времени. Для этого каждому заказному письму присваивается идентификационный номер, по которому в интернете можно отследить, где находится письмо.


Бесплатная юридическая консультация:

Кроме того, при отправке письма выдается квитанция, подтверждающая подачу письма.

Заказное письмо и другие виды отправки корреспонденции почтой

Конверт не заклеивается и подается вместе с двумя экземплярами описи, которые подписываются оператором, на них ставится печать. Один экземпляр возвращается клиенту, другой – в конверт. Сам конверт запечатывается пломбами. На письмо клеится штрихкод – персональный номер, по которому это регистрируется по всему пути следования, и, соответственно, может быть отслежено вами. Ценное выдается только под роспись в отделении связи.

Заказное письмо с простым уведомлением.

1 ответ. Москва Просмотрен 163 раза. Задан5 16:15:18 +0400 в тематике «Трудовое право» Подскажите, куда нужно обратиться, чтобы получить подтверждение о том, что моё письмо военкомат получил? В канцелярию? — Подскажите, куда нужно обратиться, чтобы получить подтверждение о том, что моё письмо военкомат получил? В канцелярию. далее

1 ответ. Москва Просмотрен 118 раз. Задан6 14:34:25 +0400 в тематике «Оборона военная служба, оружие» Уведомление от приставов — Уведомление от приставов.

Обычное содержание заказных писем – финансовые, юридические документы, фотографии, поздравительные открытки или др.


Бесплатная юридическая консультация:

Оформление заказного отправления осуществляется сотрудником почтового отделения, который проводит взвешивание письма, оценку, ставит отметку «заказное».

Такой способ пересылки документов имеет преимущество перед обычным отправлением: в любой момент времени стороны, обменивающиеся корреспонденцией, могут узнать информацию о месте нахождения пакета.

Как отправить заказное письмо правильно

Первый – это письма открытого типа, самый простой способ, но не очень надежный.Любой сотрудник почтового отделения может увидеть информацию. Они отправляются без конверта, просто сложенными, потому такое название и получили (их еще называют «открытками»).

Второй – это обычные письма. Самый известный и распространенный вид отправлений для многих людей, они вкладываются в конверт и пересылаются.

Как отправить заказное письмо с уведомлением?

Идете на почту и там сообщаете о том, что вам нужен бланк уведомления. Вам выдадут бланк, который нужно будет заполнить. Но нужно учесть, что уведомления бывают разные. Есть простое уведомление, заказное, также уведомление может быть с обозначением объявленной ценности (если например вы отправляете посылку и хотите ее застраховать), и уведомление наложенным платежом.

Чаще всего если это письмо, то используется простое или заказное уведомление.


Бесплатная юридическая консультация:

Как отправить письмо с уведомлением о вручении? (1 из 2)

Данное уведомление и будет тем, необходимым подтверждающим документом.

Для отсылки придется лично отправиться на ближайший почтовый узел по месту нахождения. По приходу, необходимо уточнить, кто из операторов занимается заказными, и взять у него уведомление о вручении, и подписать конверт. В левой части конверта, в верхнем углу указать свои данные. Имя и отчество сокращать до инициалов не нужно.

Как отправить письмо с уведомлением

; обработка и печать адресов из базы данных на самоклеящихся этикетках; обработка (упаковка до 3-х вложений); печать списка регистрируемых отправлений (список Ф.103); предоставление отчета об отправке со штемпелем предприятия почтовой связи; НДС

конверт (Евростандарт); бланк уведомления; почтовый тариф по России для весом до 20 гр.

Как отправить претензию по почте.

И приходится бедному покупателю терять свое драгоценное время, обивая пороги магазина в течение нескольких дней.

Да очень просто. Закон позволяет потребителю отправить претензию по почте. Получается своего рода письменное доказательство, о котором, в принципе, говорится в ст. 63 ГПК РСФСР: «Письменными доказательствами являются. письма делового или личного характера, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела.

Источник: http://kleotur.info/pismo-zakaznoe-s-prostym-uvedomleniem-chto-jeto/

Разница между простым и заказным письмом

В наш развитый век необходимость в услугах почты вовсе не отпадает. Ведь важные бумаги в их оригинальном варианте нельзя доставить адресату по интернету, зато есть возможность переслать ценную корреспонденцию заказным письмом. Отправление гарантированно дойдет до места назначения.

Определение

Простое письмо

Простым письмом является упакованное в конверт текстовое сообщение, посредством которого адресаты контактируют между собой на уровне переписки.

Письмо заказное

Заказные письма относятся к отдельной категории отправлений. Их пересылка находится под ответственностью почты с полной гарантией доставки.

Сравнение

Итак, отправить послание можно разными способами. Расскажем подробней про отличие простого письма от заказного.

Основным преимуществом пересылки письма заказным способом является то, что человек, которому адресовано отправление, получит его лично в руки. Залогом этого становится роспись получателя. Простое же письмо почтальону достаточно опустить в ящик, и за его дальнейшую судьбу почтовая служба не отвечает.

Отправление заказного письма – определенная процедура, все этапы которой необходимо соблюдать. Если обычное послание можно просто бросить в ящик для сбора писем, и оно начнет свое перемещение, то заказное требует специального оформления в пункте связи. Отправитель обязан заполнить бланк, в котором также следует указать, с уведомлением будет отсылаться письмо или без него.

На своем пути заказное письмо с присвоенным ему номером регистрируется на каждом из пунктов, через которые оно доставляется. Это не лучшим образом влияет на скорость передвижения послания – оно, скорее всего, дойдет до нужного места поздней, чем если бы являлось простым. Зато риск, что отправление где-то затеряется (как это может произойти с простым письмом), практически отсутствует. Это имеет также большое значение, когда пересылаются деньги или определенные товары (бывает и такое) – мягкие и плоские сувениры, коллекционные марки, ценные этикетки.

Конечно, за подобные преимущества приходится платить. Сумма, которую необходимо внести, озвучивается оператором в пункте связи. За отправку письма с уведомлением взимается плата чуть больше.

Источник: http://thedifference.ru/chem-otlichaetsya-prostoe-pismo-ot-zakaznogo/

Заказное письмо с уведомлением — что это такое, сколько стоит, как отправить?

Что значит заказное письмо?

Заказным называют почтовое отправление, у которого есть идентификационный номер. При помощи этого номера можно следить за передвижением отправления на сайте Почты России. На каждом этапе перемещения корреспонденции идентификатор вносится в единую базу данных, которая регулярно обновляется.

Заказная корреспонденция передается адресату или его представителю, имеющему доверенность, лично в руки. Адресат должен расписаться в уведомлении либо ведомости при получении письма. Если получателя нет дома, то почтальон оставляет извещение о заказном письме. В этом случае адресат должен прийти в отделение связи и получить корреспонденцию после предъявления паспорта.

Вес заказной корреспонденции не должен быть больше 100 гр при пересылке по России или 2 кг – при отправке за границу. Заказное письмо может быть двух видов: простое или 1 класса. Отправления 1 класса перемещаются в пункт доставки при помощи авиации, поэтому приходят к адресату намного быстрее. Конечно, стоит доставка отправлений 1 класса дороже, чем простых.

Заказное письмо с уведомлением — что это такое?

Часто для заказной корреспонденции выбирают еще такую дополнительную услугу, как уведомление о вручении. Это документ, подтверждающий получение письма адресатом. При пересылке важных бумаг он является официальным доказательством того, что почтовое отправление доставлено получателю.

Для оформления этой услуги нужно заполнить специальный бланк уведомления о вручении заказного письма, который можно получить в почтовом отделении. Заполненная отправителем форма пересылается в пункт назначения вместе с письмом. После вручения корреспонденции получатель расписывается на уведомлении, и оно отсылается обратно.

Что разрешено отправлять в заказных письмах?

Согласно Приказу 114-п Почты России в любые письма, и заказные в том числе, допускается вкладывать только письменные сообщения. Вес отправления не должен превышать 100 гр, а размер — 229 x 324 мм. Фотографии, рукописи, печатные издания следует отправлять в виде бандероли. Для них максимально допустимый вес составляет 2 кг.

Как отправить заказное письмо?

Для отправления заказной корреспонденции нужно обратиться в любое почтовое отделение. В зависимости от размера и веса письма следует взять конверт нужного размера, указать на нем адреса получателя и отправителя, заполнить соответствующие формы для получения дополнительных услуг. Сотрудник почты посчитает стоимость пересылки, примет оплату и выдаст квитанцию.

Простое заказное

Если отправителю уведомление о получении не нужно, он может отправить просто заказное письмо без всяких дополнительных услуг.

Заказное с уведомлением

Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, предварительно нужно заполнить бланк уведомления, отдать его сотруднику вместе с письмом и сообщить, какие еще дополнительные услуги вам нужны.

Заказное с описью вложений

Чтобы переслать ценное почтовое отправление, используют такую дополнительную услугу, как опись вложения. Доступна она только для пересылки по территории России. Отправитель заполняет специальную форму в двух экземплярах, где перечисляет пересылаемые предметы или документы, их количество и объявленную ценность. Объявленная ценность – это та сумма, которую отправитель сможет получить при потере или повреждении заказного отправления.

Письмо передается сотруднику почты открытым, запечатывается после сравнения описи и содержимого. Один экземпляр описи остается у отправителя. Такое почтовое отправление адресат может вскрыть в присутствии работников почты и сверить с описью.

Если выяснится, что корреспонденция дошла не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составляет акт. Акт отправляют на Главпочтамт населенного пункта, на основании его проводят расследование в срок до двух месяцев. По результатам расследования получателю компенсируют стоимость неполученных предметов в соответствии с объявленной ценностью. Если же выплату возмещения задерживают или отказываются платить, можно воспользоваться юридической помощью.

Сколько стоит заказное письмо?

Стоимость пересылки заказного письма Почты России зависит от многих факторов: веса письма, расстояния между пунктами отправки и назначения, класса отправления и т.д. Тарифы на услуги по доставке писем и уведомлений размещены на официальном сайте Почты России. Однако самостоятельно посчитать расходы на заказное письмо непросто, ведь учесть нужно много нюансов.

Чтобы узнать примерную стоимость отправления, можно воспользоваться почтовым калькулятором на сайте Почты России. Для этого в онлайн-сервисе указывают, откуда и куда следует доставить корреспонденцию, вес или количество листов в письме, способ для доставки, выбирают желаемые дополнительные услуги и рассчитывают цену.

Сроки доставки заказного письма

Срок доставки заказного отправления зависит в первую очередь от расстояния между пунктами отправки и назначения. Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции между городами областного и краевого значения приводятся в Постановлении № 160 от 24.03. 2006. Из областного или краевого центра в города по территории подчинения письма должны приходить за 2 дня, из районного центра в остальные населенные пункты – за 3 дня.

Часто задаваемые вопросы

Поскольку обычные граждане заказные письма отправляют нечасто, у них могут возникнуть вопросы, касающиеся этого вида почтовой корреспонденции.

Чем отличается заказное письмо от простого?

Заказное письмо отличается от простого отправления обязательной регистрацией. Обычное письмо отправитель просто опускает в ближайший почтовый ящик. Заказную корреспонденцию передают работнику почты. Сотрудник наносит на заказное отправление так называемый штриховой почтовый идентификатор (ШПИ) и регистрирует его в единой базе данных. Затем взвешивает письмо, уточняет способ доставки, принимает оплату и выдает квитанцию. Заказная корреспонденция вручается адресату лично в руки, а простое письмо почтальон кладет в почтовый ящик с номером квартиры.

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма?

Бланк уведомления о вручении заказного почтового отправления можно получить у почтового работника либо распечатать с сайта и заранее заполнить для экономии времени. На лицевой стороне следует указать:

  • вид и категорию отправления;
  • ФИО и адрес получателя уведомления о вручении;

На обратной стороне бланка указывают:

  • вид и категорию почтового отправления;
  • ФИО и адрес получателя заказного письма.

Пересылка почтовой корреспонденции заказным письмом с уведомлением о вручении является гарантией того, что письмо не потеряется и будет передано получателю лично, а отправителю сообщат о доставке.

Источник: http://passus.ru/raznoe/zakaznoe-pismo-s-uvedomleniem-chto-eto-takoe.html

Письма лично на почту ношу…

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача – так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

  • трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
  • чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
  • при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
  • Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
  • Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание. В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru, а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:

  • горячая линия «Почты России» –5-888;
  • горячая линия «Почты России» в городе, в котором происходит отправка;
  • телефон главпочтамта в городе;
  • телефон почтового отделения, куда приходят письма и откуда производится отправка (это не обязательно одно и то же почтовое отделение).

Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые. Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое – опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции – заказные письма и бандероли[1]. В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения. Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений – 5 лет[2].

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант – в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

  • обратный адрес отправителя;
  • фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты, Наклейки).

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате .jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция

Дата

Место проведения операции

Атрибут операции

Вес (кг)

Объявл. ценность (руб.)

Налож. платеж (руб.)

Адресовано

Индекс

Название ОПС

Индекс

Адрес

Покинуло сортировочный центр

Прибыло в место вручения

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

п/п

Почтовая служба

Вид письма

Адресат

Индекс

Адрес

Опись содержимого

Исполнитель

Дата отправки

Номер для отслеживания

Уведомление

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва

Приглашение на выставку

Чайная плантация, ООО

ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград

Исх. №от 14.06.2014

ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.

Исх. №от 15.06.2014

ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск

Исх. №от 17.06.2014

Возврат – получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

  1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
  2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
  3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
  4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А. или Чайнаяплантация, ООО.
  5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
  6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
  7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно – достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014.
  8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
  9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
  10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
  11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
  12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала – возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

  • закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
  • снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид. Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области, а в выпадающем меню – Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр, затем в выпавшем окошке – Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки – это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку — и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F, чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни –тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

[1]Если речь идет об отправке документов, то письмо отличается от бандероли только весом. Так, договор на двух листах будет отправлен письмом, а такой же договор на пятнадцати листах – бандеролью. Далее в рамках статьи мы будем называть все почтовые отправления письмами.

[2]Статья 258 «г» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: http://www.profiz.ru/sr/7_2014/pisma_pochta/

Published by admin