Отметка о получении письма

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно


Бесплатная юридическая консультация:

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Оглавление:

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.


Бесплатная юридическая консультация:

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.


Бесплатная юридическая консультация:

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.»Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.


Бесплатная юридическая консультация:

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:


Бесплатная юридическая консультация:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого получен


Бесплатная юридическая консультация:

ОАО «Бизнес Портал» г. Москва

Предложениепо аренде складских помещений

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.


Бесплатная юридическая консультация:

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Бесплатная юридическая консультация:

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);


Бесплатная юридическая консультация:

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.


Бесплатная юридическая консультация:

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.


Бесплатная юридическая консультация:

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Источник: http://hr-portal.ru/article/vhodyashchie-i-ishodyashchie-dokumenty-registriruem-pravilno


Бесплатная юридическая консультация:

Расписка в получении документов

Передачу документов от одного лица другому рекомендуется сопровождать составлением соответствующей расписки. Данный документ может применяться как в отношениях между рядовыми гражданами, так и при передаче каких-либо бумаг в государственные и коммерческие структуры – налоговую инспекцию, регистрационные службы, внебюджетные фонды, банковские кредитные учреждения и т.п.

Для чего нужна расписка

Расписка в получении документов – это письменное свидетельство того, что те ли иные официальные бумаги были переданы от одного человека другому.

Применять расписку допустимо вне зависимости от того, является ли принимающее лицо сотрудником какой-либо организации или простым гражданином РФ.

С того момента, как документы переходят в другие руки, ответственность за их сохранность перекладывается на принявшего их человека.

В некоторых случаях расписка в получении документов является обязательной (обычно, когда речь идет о государственных учреждениях), а иногда – добровольной, хотя и рекомендованной.


Бесплатная юридическая консультация:

При этом, пренебрегать составлением расписки, если по каким-то причинам понадобилось передать кому-либо свои документы, все же не стоит – дело в том, что при порче или утрате указанных в расписке бумаг, восстанавливать их, ровно как и оплачивать различные штрафы и государственные пошлины, должен будет непосредственный виновник.

Особенно это важно, если были переданы такие важные бумаги, как:

  • личные документы (паспорты, свидетельства о рождении, СНИЛСы, ИНН и пр.);
  • свидетельства о праве на недвижимость;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговую и т.п.

Не надо забывать и о том, что в ситуациях, когда между сторонами, участвовавшими в составлении расписки, возникают споры и конфликты, в результате которых кто-то из них решает обратиться в суд, именно расписка становится той официальной бумагой, которая доказывает факт передачи документов.

Когда чаще всего используется документ

Обстоятельств, по которым требуется передать какие-либо документы в чужие руки, находится немало:

  • регистрация по месту жительства;
  • купля-продажа недвижимости;
  • взаимодействие с налоговыми органами по различным вопросам;
  • передача права на представительство своих интересов в различных учреждениях другому гражданину;
  • получение кредита в банке и т.д.

Надо сказать, что иногда передача документов оформляется актом приема-передачи, но обычно такая практика используется в отношениях между юридическими лицами (предприятиями и организациями), хотя суть и структура обоих документов по большей части очень похожи и обладают они практически равнозначной юридической силой.


Бесплатная юридическая консультация:

Кто пишет расписку

Формирование расписки всегда происходит от лица человека, который принимает документы – именно его персональные данные указываются в бланке расписки.

Надо ли заверять у нотариуса

Обязанность по удостоверению расписки в получении документов у нотариуса в законодательстве РФ не прописана, поэтому в каждом случае стороны самостоятельно решают, надо ли им это делать.

Мы отметим лишь то, что факт наличия автографа работника нотариальной конторы придает расписке весомое значение, поэтому пренебрегать ею не стоит, особенно если документы передаются не в официальные государственные органы, а на руки гражданину РФ.

Некоторое неудобство здесь представляют лишь временные затраты и дополнительные денежные расходы.

Свидетели. Нужны ли они?

Некоторые люди, при передаче кому-либо своих документов, предусмотрительно заручаются поддержкой свидетелей. Таковыми могут выступать любые незаинтересованные лица (совершеннолетние и дееспособные), информация о которых также вносится в расписку (их ФИО, паспортные данные и адрес прописки).

Своими подписями свидетели подтверждают то, что те или иные бумаги были переданы именно в том количестве и состоянии, которые указаны в расписке.


Бесплатная юридическая консультация:

Таким образом, в определенном роде, свидетели выполняют роль нотариуса.

Как составить и оформить расписку

Если вам понадобилось составить расписку в получении документов, воспользуйтесь приведенными ниже советами и обратите внимание на наш образец.

Общие сведения

Расписка в получении документов формируется в простой письменной форме в произвольном виде на обычном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке (если документы принимаются в государственной или коммерческой организации).

Допускается печатать расписку и на компьютере, но если речь идет о физических лицах, то такой способ оформления не самый лучший, поскольку в случае возникновения разногласий между сторонами провести почерковедческое исследование будет затруднительно.

Содержание расписки на передачу документов

  1. В содержании расписки обязательно должны быть указаны:
    • дата и место ее составления;
    • фамилия-имя-отчество человека, который принимает документы, его паспортные данные, адрес регистрации и места проживания;
    • точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает бумаги.
  2. Далее вписывается тип передаваемых документов – здесь важно написать не только их наименование, но и номер (если таковой имеется) и прочие идентификационные характеристики – при желании эту часть бланка можно оформить в виде таблицы.
  3. Важно отметить и то, для каких целей передаются документы, в каком количестве и на скольких листах, а также то, когда они должны быть возвращены владельцу.
  4. В завершение расписку следует заверить автографом человека, который берет документы (при этом надо удостовериться в том, что подпись соответствует той, что стоит в его паспорте) и подписями свидетелей, если они присутствовали при передаче документов.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается на руках у того, кто передавал документы. После того, как бумаги будут возвращены, во избежание дальнейших недоразумений, расписку следует отдать тому, кто ее писал.


Бесплатная юридическая консультация:

Получение заказного письма

Риск последствий неполучения заказного письма с уведомлением в связи с уклонением от его получения лежит на лице, которому оно адресовано.

Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий согласно п. 1 ст. 20 Гражданского кодекса РФ.

Согласно абз. 2 п. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

В п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» приведены следующие разъяснения. По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.


Бесплатная юридическая консультация:

Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.

Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (на основании ст. 10 ГК РФ).

Как разъяснено в п. 67, 68 вышеуказанного постановления Пленума Верховного Суда РФ, бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п.

Что признается датой получения письма

1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.


Бесплатная юридическая консультация:

Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.

Из приведенных положений Гражданского кодекса РФ и разъяснений Пленума Верховного Суда РФ следует, что заказное письмо с уведомлением считается доставленным, если лицо уклоняется от его получения. Не требуется в такой ситуации, чтобы письмо было фактически получено адресатом.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.


Бесплатная юридическая консультация:

Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.


Бесплатная юридическая консультация:

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

2.3.3 Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение»27. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается -характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.97.

Личная подпись 28.07.97

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку.

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе — эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

Дата получения уведомления

Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или — при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О.Б.Павловой 12.05.99. В дело 03-13. И.Иванов. 14.05.99

Ответ направлен 17.06.99 №01-13/184. Вдело 13-13. И.Иванов 19.06.99

Рассмотрено на заседании коллегии. Протокол коллегии от 12.08.98№ 17. В дело 06-13. И.Иванов 15.08.98

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

экз. № 1 — в адрес;

экз. № 4 — в дело 08.

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Риск последствий неполучения заказного письма с уведомлением в связи с уклонением от его получения лежит на лице, которому оно адресовано.

Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий согласно п. 1 ст. 20 Гражданского кодекса РФ.

Согласно абз. 2 п. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

В п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» приведены следующие разъяснения. По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (п.

Когда заказное письмо с уведомлением считается врученным адресату?

1 ст. 165.1 ГК РФ).

Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.

Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.

Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (на основании ст. 10 ГК РФ).

Как разъяснено в п. 67, 68 вышеуказанного постановления Пленума Верховного Суда РФ, бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.

Из приведенных положений Гражданского кодекса РФ и разъяснений Пленума Верховного Суда РФ следует, что заказное письмо с уведомлением считается доставленным, если лицо уклоняется от его получения. Не требуется в такой ситуации, чтобы письмо было фактически получено адресатом.

Как вручить письмо лицу, если он уклоняется от его получения?

Риск последствий неполучения заказного письма с уведомлением в связи с уклонением от его получения лежит на лице, которому оно адресовано.

Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий согласно п. 1 ст. 20 Гражданского кодекса РФ.

Согласно абз. 2 п. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

В п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» приведены следующие разъяснения. По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.

Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.

Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (на основании ст. 10 ГК РФ).

Как разъяснено в п. 67, 68 вышеуказанного постановления Пленума Верховного Суда РФ, бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.

Из приведенных положений Гражданского кодекса РФ и разъяснений Пленума Верховного Суда РФ следует, что заказное письмо с уведомлением считается доставленным, если лицо уклоняется от его получения. Не требуется в такой ситуации, чтобы письмо было фактически получено адресатом.

Источник: http://gragdanskii-advokat.ru/poluchenie-zakaznogo-pisma/

Как правильно ставить отметку о принятии письма

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Отметка о получении письма

Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений и количество в нем листов;
  • Ф.И.О.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

В подавляющем большинстве случаев продавцы и исполнители без каких-либо проблем делают отметки о принятии претензии. Что делать если продавец или исполнитель отказывается принять претензию и расписаться в ее получении? Есть несколько вариантов вручения претензии при отказе ее принять. Первый вариант — вручить претензию в присутствии свидетелей. После того как у вас отказались принять претензию и соответственно сделать отметки о получении претензии, необходимо вернуться к продавцу или исполнителю со свидетелями (1-2 человека, лучше два).

Свидетелями могут быть любые лица — друзья, коллеги по работе и другие люди. Лучше всего привлекать хорошо знакомых лиц, которые в случае негативного развития событий могли бы подтвердить в суде факт обращения с претензией. Крайне не рекомендуется привлекать в качестве свидетелей заинтересованных лиц — родственников и супругов.

Регистрация входящих документов

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Отметки на документе

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Источник: http://territoria-prava.ru/kak-pravilno-stavit-otmetku-o-prinyatii-pisma/

Как правильно ставить отметку о принятии письма

Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции». При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Отметка о получении письма

Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, будет ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются:

  • централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
  • движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
  • исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
  • исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
  • организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта).

Регистрация входящих документов

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.. Название организации 00.00.0000 № 00 ч 00 мин Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации.

Отметки на документе

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Некоторые секреты входящих документов

Оксана писал(а): Где именно написать номер входящего док: в углу, на поле документа? Вообще-то это азы делопроизводства.Номер входящего ставится в правом нижнем углу документа.Удачи. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Very pretty girl! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ева (гость) #7[11402] 23 июля 2008, 14:40 В правом нижнем углу.Например: Вх.: 144-в-08подписьдатаА вообще почти в кажной организации существует штампик «получено»советую заказать.

очень удобно. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Чернышова (гость) chernushovat@ Внизу пишете: «Копия верна». Должность начальника, фамилия, имя, отчество, подпись. Печать организации.

Как вручить претензию?

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней? Секретарь, г. Тамбов Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6./ Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с. 3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения. Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Стоит заметить, что она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса). Дата получения будет важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С ϶ᴛᴏго числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-pravilno-stavit-otmetku-o-prinyatii-pisma/

Отметки на документе

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение» [1] . Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность участия в совещании к 05.08.2007

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

Организуйте проведение конференции к указанному сроку.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6

или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится ‘.

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) [2] [3] .

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

Сообщено по телефону О.Б. Павловой 12.05.2007.

И. Иванов. 14.05.2007

Ответ направлен 17.06.2007 №01-13/184.

В делоИ. Иванов. 19.06.2007

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол коллегии от 12.08.2007 №17 В делоИ. Иванов. 15.08.2007

Отметка об исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

Людмила Николаевна

А.С. Смирнов

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Галина Константиновна

Экз. N° 3в отдел N° 10.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (148×210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате АЗ (297×420). Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. табл. 2).

Таблица 2. Форматы потребительских бумаг

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации) [4] .

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см х 27,94 см (Letter xll in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, — А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Установлены и размеры полей. В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30—2003 они должны быть не менее: левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

  • 1. Где изложены требования к оформлению документов?
  • 2. Какие виды бланков применяются в организации?
  • 3. Чем отличается бланк письма от общего бланка?
  • 4. Какие реквизиты входят в бланк письма?
  • 5. Какие реквизиты входят в общий бланк?
  • 6. Каковы требования к реквизиту «наименование организации — автора документа»?
  • 7. Что входит в справочные данные об организации-авторе?
  • 8. Виды дат и требования к их оформлению.
  • 9. В какие реквизиты дата входит как их составная часть?
  • 10. Порядок адресования документов.
  • 11. Порядок подписания документов.
  • 12. Порядок оформления согласования документов.
  • 13. Порядок оформления утверждения документов.
  • 14. Какие отметки проставляются на документе в процессе работы с ним?
  • 15. Какие требования предъявляются к резолюции?
  • 16. На каких форматах бумаг оформляются служебные документы?
  • 17. Какие минимальные размеры полей допустимы для служебных документов?
  • [1] Юридический энциклопедический словарь. М.: Советская энциклопедия, 1984. С. 319.
  • [2] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти. М., 2006. П. 2.6.15.
  • [3] Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. П. 2.21.
  • [4] ИСО 216: 1975 «Писчая бумага и виды писчих материалов. Потребительские форматы — серий А и В».

Источник: http://studref.com/400190/dokumentovedenie/otmetki_dokumente

Published by admin